Las empresas siguen experimentando dificultades en la gestión de la información
La gestión documental sigue siendo uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas.
El estudio, que se desarrolló entre septiembre y noviembre de 2017, analizó los desafíos que enfrentan los CIO y otros stakeholders relevantes para los procesos de negocio, así como la forma en que están manejando los mismos. Proporcionar acceso ilimitado a los contenidos de forma segura y garantizar que son fácilmente "investigables" se vuelve un desafío mayor cuando se consideran factores como la investigación en varios sistemas de Enterprise Content Management (ECM) y Gestión Documental así como accesibilidad a documentos a través de dispositivos móviles.
Los encuestados evaluaron el acceso ilimitado (41%) y la facilidad de investigación (34%) como sus principales retos en la gestión de la información. Por otro lado, el 57% de las empresas no proporciona acceso a documentos a través de dispositivos móviles y el 44% admite que proporcionan a los usuarios una búsqueda débil o incluso no disponible.
En un momento en que se habla de exceso de información y de una gran cantidad de contenidos generados y compartidos electrónicamente, sólo el 53% de las empresas encuestadas poseen un sistema de gestión documental o de contenidos dentro de sus organizaciones. Aunque la creación de imágenes y documentos forma parte de la vida cotidiana de las empresas en los últimos treinta años, y las primeras implementaciones importantes de los sistemas de gestión documental han ocurrido desde hace más de veinte años, sólo el 31% tiene sistemas de gestión documental.
En el universo de encuestados, el 14% no dispone de soluciones de gestión documental ni de sistemas de gestión de información (5% de la encuesta total) y, admite que comparten archivos o en nube de forma "un poco caótica", siendo que 43 % dependen de archivos adjuntos de correo electrónico y discos duros personales para compartir documentos.
En el estudio, el 28% de los encuestados refieren al RGPD como el mayor desafío para los servicios de gestión documental. Cerca del 43% de las empresas con menos de 50 empleados dicen que no tienen suficiente conocimiento de RGPD para hacer cambios en sus procesos y sistemas. Por otro lado, el 47% con más de 500 empleados están repensando sus procesos de información referentes a clientes debido al RGPD, reforzando la seguridad y mejorando la gestión de registros.
Las aplicaciones más frecuentes para procesos de captura son referentes a la contabilidad (cuentas a pagar (29%) y cuentas por cobrar (12%), seguidas de atención al cliente (10%) y Recursos Humanos (8%). Cerca del 36% de captura de archivo y el 37% no tiene ninguna aplicación para los procesos de captura - es el caso de las pequeñas empresas. En relación a estas aplicaciones, el 10% siente falta de experiencia y el 11% necesita formación para saber lo que es posible hacer con las mismas.
A pesar de la naturaleza intangible de muchos de los beneficios, la aprobación de inversión en la mayoría de las organizaciones está influenciada por criterios de retorno sobre la inversión. La investigación indica que un tercio de las iniciativas procesales y documentales retribuye la inversión en un período de 12 meses o inferior, y dos tercios en dos años. El 62% de los encuestados están planeando aumentar su inversión en sistemas de gestión documental y / o de procesos en los próximos dos años.
"La forma en que la gente trabaja hoy en día influye en la forma en que interactúan con la información para el cambio. El acceso fácil e intuitivo es cada vez más importante asegurarse de que todo el mundo puede hacer su trabajo tan bien y tan eficientemente como sea posible ", dice Marcel Cobussen, desarrollo de negocios y de marketing de producto de Konica Minolta Business Solutions Spain. "Una buena estrategia de gestión de la información es esencial para todas las empresas a responder a todos aquellos con los que se relaciona, asegurando su competitividad y el cumplimiento de la normativa vigente" .
El estudio, que se desarrolló entre septiembre y noviembre de 2017, analizó los desafíos que enfrentan los CIO y otros stakeholders relevantes para los procesos de negocio, así como la forma en que están manejando los mismos. Proporcionar acceso ilimitado a los contenidos de forma segura y garantizar que son fácilmente "investigables" se vuelve un desafío mayor cuando se consideran factores como la investigación en varios sistemas de Enterprise Content Management (ECM) y Gestión Documental así como accesibilidad a documentos a través de dispositivos móviles.
Los encuestados evaluaron el acceso ilimitado (41%) y la facilidad de investigación (34%) como sus principales retos en la gestión de la información. Por otro lado, el 57% de las empresas no proporciona acceso a documentos a través de dispositivos móviles y el 44% admite que proporcionan a los usuarios una búsqueda débil o incluso no disponible.
En un momento en que se habla de exceso de información y de una gran cantidad de contenidos generados y compartidos electrónicamente, sólo el 53% de las empresas encuestadas poseen un sistema de gestión documental o de contenidos dentro de sus organizaciones. Aunque la creación de imágenes y documentos forma parte de la vida cotidiana de las empresas en los últimos treinta años, y las primeras implementaciones importantes de los sistemas de gestión documental han ocurrido desde hace más de veinte años, sólo el 31% tiene sistemas de gestión documental.
En el universo de encuestados, el 14% no dispone de soluciones de gestión documental ni de sistemas de gestión de información (5% de la encuesta total) y, admite que comparten archivos o en nube de forma "un poco caótica", siendo que 43 % dependen de archivos adjuntos de correo electrónico y discos duros personales para compartir documentos.
En el estudio, el 28% de los encuestados refieren al RGPD como el mayor desafío para los servicios de gestión documental. Cerca del 43% de las empresas con menos de 50 empleados dicen que no tienen suficiente conocimiento de RGPD para hacer cambios en sus procesos y sistemas. Por otro lado, el 47% con más de 500 empleados están repensando sus procesos de información referentes a clientes debido al RGPD, reforzando la seguridad y mejorando la gestión de registros.
Las aplicaciones más frecuentes para procesos de captura son referentes a la contabilidad (cuentas a pagar (29%) y cuentas por cobrar (12%), seguidas de atención al cliente (10%) y Recursos Humanos (8%). Cerca del 36% de captura de archivo y el 37% no tiene ninguna aplicación para los procesos de captura - es el caso de las pequeñas empresas. En relación a estas aplicaciones, el 10% siente falta de experiencia y el 11% necesita formación para saber lo que es posible hacer con las mismas.
A pesar de la naturaleza intangible de muchos de los beneficios, la aprobación de inversión en la mayoría de las organizaciones está influenciada por criterios de retorno sobre la inversión. La investigación indica que un tercio de las iniciativas procesales y documentales retribuye la inversión en un período de 12 meses o inferior, y dos tercios en dos años. El 62% de los encuestados están planeando aumentar su inversión en sistemas de gestión documental y / o de procesos en los próximos dos años.
"La forma en que la gente trabaja hoy en día influye en la forma en que interactúan con la información para el cambio. El acceso fácil e intuitivo es cada vez más importante asegurarse de que todo el mundo puede hacer su trabajo tan bien y tan eficientemente como sea posible ", dice Marcel Cobussen, desarrollo de negocios y de marketing de producto de Konica Minolta Business Solutions Spain. "Una buena estrategia de gestión de la información es esencial para todas las empresas a responder a todos aquellos con los que se relaciona, asegurando su competitividad y el cumplimiento de la normativa vigente" .
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